Enviar correos masivos con adjuntos diferentes

En esta entrada vamos a ver como enviar correos masivos con adjuntos diferentes desde Gmail.

Ingresa a Google Drive. Una vez en Google Drive, te vas a la esquina superior izquierda das clic en nuevo.

Selecciones la pestaña hojas de cálculos de Google, en la sub-pestaña eliges hoja de cálculo en blanco y con esto se va a crear es una hoja de Excel.

nueva hoja de google

Lo siguiente que vas a hacer es ir a complementos, aquí arriba, haces clic descargar complementos. Luego hay que buscar es Mail Merge y dar clic. No elijas nada de lo que te aparezca, simplemente haces clic o enter. De las opciones que aparecen debes elegir mail merge for gmail. Esta con un avioncito de papel.

Haces clic en ella y das al botón este grande de instalar. Te va a pedir permisos para instalar el complemento, le das a continuar y quiero instalar en esta cuenta de Gmail.

Lo siguiente que tienes que hacer es vuelves a complementos male night with attachments y a crear hoja, en la primera opción create merge sheet. Se te crean las columnas que por defecto te crea el complemento. No cambies los nombres de ninguna para no provocar errores cuando envíes los mensajes.

Sí puedes dejar columnas vacías si no necesitas añadir esa información pero no te recomendaría que borres columnas ni que cambies el nombre de las columnas.

Lo siguiente sería importar los contactos a los que quieras enviar tus correos, los importas aquí a esta hoja.

Lo podemos hacer de varias maneras, la más sencilla es te vas a donde tengas tus contactos, si es una hoja de excel vas a la hoja de excel, seleccionas todos los contactos, copias los contactos, te vienes aquí y los pegas.

Asegúrate de que el formato es el mismo que el que tiene esta hoja que acabas de crear, es decir, nombre apellido email, esas son las tres primeras columnas que deberías tener organizadas en tu hoja de excel, si es que partes de una hoja de excel.

Si tienes tus contactos dentro de gmail es incluso más sencillo: te vas a complementos, mail merge with attachments y dices importar contactos de google, la segunda opción, tan sencillo como eso.

La tercera opción es simplemente escribir en la hoja que acabas de crear, aquí con el complemento, escribir los detalles de tus contactos y eso es lo que voy a hacer yo.

Entonces voy a meter dos contactos para no hacer este vídeo eterno.

email hola@tribuolaf.

om y ya está, ya tenemos los dos contactos para hacer la prueba añadidos a la hoja.

Antes de nada da un nombre a la hoja de aquí, puedes decir mis clientes, por ejemplo.

Lo siguiente a hacer es configurar el complemento.

Para ello te vas complementos mail merge with attachments, configurar Mail Merge.

Haces clic ahí.

Y es muy sencillito.

La configuración simplemente tiene que ser: ¿desde qué email vas a enviar el mensaje a todos tus contactos? Pues bien, el gmail desde el cual has instalado el complemento, en este caso, este mismo.

Nombre que van a ver tus contactos al recibir el email.

Bueno, pues en mi caso, Tribu Olaf, y listo.

Doy a continuar.

Este complemento tiene una versión gratuita con la que puedes enviar 25 emails personalizados con ficheros adjuntos distintos a cada uno de los contactos al día, 25.

Si necesitas más de eso tienen una versión premium con la cual puedes enviar hasta 400 emails al día.

Entonces todas las opciones estas de aquí, es para la versión premium, es decir tracear quien ha abierto tus emails, quien ha hecho clic en alguno de tus enlaces, e incluso añadir un botón abajo del email para que la gente se dé de baja tus emails, de esa manera se puede evitar, hasta cierto punto, que tus contactos te marquen como spam.

Y si quieres saber todo acerca de cómo evitar que tus correos vayan a la bandeja de spam, te dejo abajo en la descripción un ebook totalmente gratuito con un montón de consejos que deberías hacer para minimizar todo lo posible que tus correos acaben en la bandeja de spam de tus clientes o de tus contactos, porque aunque tus correos no sean spam pueden acabar en la bandeja de spam o en las pestañas de promociones o social si tus contactos usan gmail.

Entonces, no olvides descargarte el ebook totalmente gratuito.

Lo siguiente es, bueno, crear el email que quieres enviar y para eso el complemento nos da tres opciones.

La primera es usar el editor visual que se encuentra dentro del propio complemento.

Este editor visual que se parece mucho a cuando creas un correo dentro de gmail.

La segunda opción es usar un borrador que ya hayas creado en gmail.

Y la tercera es insertar tu propio código html.

Entonces yo para este vídeo lo que voy a hacer es la segunda opción: seleccionar un borrador de gmail.

Y para seleccionar un borrador de gmail lo tengo que crear primero.

Entonces me voy a gmail, a la cuenta de gmail con la cual quiero enviar los correos masivos personalizados a todos mis contactos, le voy a redactar, digo hola, aquí te mando la factura del mes, muchas gracias de antemano.

Un cordial saludo.

Jorge.

En el asunto puedo decir factura del mes.

En mi caso, lo que voy a hacer es mandar a mis dos contactos la factura del mes por mis servicios, y cada uno de ellos tendrán la factura que les corresponde.

Pero esto lo puedo personalizar, lo puedo hacer mucho mejor que simplemente un hola: quiero decir hola nombre.

Para ello lo que tienes que decir es hola corchete corchete y tienes que poner exactamente el mismo nombre de la columna que quieres incluir, vale.

En este caso mi nombre exacto es First Name, ¿vale? Tiene que ser exactamente igual, si no te va a dar error, y cierro, ¿vale? Hola dos corchetes {{First Name}} cierro con otros dos corchetes.

Lo puedo hacer incluso un poco más interesante en lugar de poner mes quiero de hecho poner el nombre del mes.

Para ello me voy a mi hoja de excel dentro del complemento, voy a cerrar esto por el momento, y añado una nueva columna.

Para ello me voy a una de las columnas, en este caso mi columna G, e inserto un nombre a la columna: yo, en este caso, le voy a poner Mes.

Con eso me vuelvo a mi borrador y aquí le voy a decir {{Mes}}, ¿vale?, exactamente igual que aquí, mes con la m mayúscula.

Y aquí, voy a suponer que estoy enviando las facturas de septiembre a ambos.

Vale.

Ahora lo que quiero es añadir la factura personalizada de cada uno dentro de mi hoja de excel.

Para ello me pongo en la columna D, en mi caso, que pone File Attachments, y hago clic en el primer contacto que es Jorge.

Para ello lo que tienes que hacer es vas complementos mail merge with attachments y dices añadir fichero adjunto, add file attachments, la tercera opción.

Y aquí hay básicamente dos opciones.

Una es añadir ficheros que ya tengas dentro del propio google drive y la segunda es añadir ficheros que tengas en tu ordenador.

En mi caso, para este ejemplo, voy a decir ficheros desde mi ordenador, la segunda opción.

Entonces selecciono el fichero que quiero adjuntar al correo que va a ser dirigido a Jorge.

Le doy seleccionar y selecciono el fichero, vale.

Tiene que ser en teoría una factura pero yo voy a adjuntar simplemente una foto, y le digo subir.

Bien.

El complemento, lo que va a hacer, como ves aquí, es que va a añadir un enlace con cada fichero adjunto.

Este enlace solo te aparece a ti; tu cliente, tu contacto, cuando reciba tu email, va a recibir el fichero que quieres que reciba y no un enlace.

Vale, entonces para el segundo contacto, para Raúl, voy a hacer exactamente lo mismo.

Me pongo en la casilla de ficheros adjuntos para Raúl, voy complementos, Mail Merge with Attachments, añadir fichero desde ordenador.

La factura que le quiero enviar a Raúl, en este caso, yo voy a enviar la imagen de una espada, simplemente, para mostrar que Jorge y Raúl reciben ficheros distintos, abrir, y subir.

Bien, perfecto.

Bien, pues ahora lo que vamos a hacer es enviar un test.

Para ello, te vas a complementos, mail merge with attachments, configuración de mail merge.

Esto lo cierro.

Vale.

Me voy aquí, crear email.

Yo voy a usar un borrador que he creado previamente en gmail, por lo tanto selecciono la segunda opción, y me dice qué borrador quieres usar.

Bueno, quiero usar el borrador Factura del mes y guardar.

Y ahora ya estaría listo para enviar el email.

Pero antes de hacerlo es conveniente hacer una prueba.

Vale, para ello ves que tienes seleccionado por defecto enviar un email de prueba.

Entonces vamos a hacerlo.

Le digo go, ir.

Y ese mail de prueba se te envía a tu propia cuenta de gmail es decir la cuenta de gmail que estás usando ahora, en la cual has instalado el complemento y desde la cual vas a enviar los correos masivos a tus clientes.

Entonces voy a mi cuenta de gmail aquí está el email que he recibido, vale.

Si lo comparamos con el borrador que hemos creado, vemos que ha reemplazado correctamente los campos personalizados.

Dice hola Jorge, es decir hola First Name, hola nombre.

Aquí te mando la factura de septiembre, ahí tengo que poner de y no del, con lo cual como ves es bueno enviar una prueba porque ves estos pequeños errores.

Muchas gracias de antemano.

Un saludo.

Bien y el fichero adjunto, este es el fichero que voy a enviar solo a Jorge.

Como estamos usando la versión gratuita de mail merge entonces va a añadir un enlace a su página web, esto no lo puedes quitar y es así, tampoco pasa nada.

Vale, entonces comprobamos que todo está correcto y ahora estamos listos para enviar el email.

Volvemos a nuestra hoja donde tenemos los contactos y ahora sí le voy a decir que envie el correo a todos los contactos, ¿vale? Para ello selecciono la segunda opción y cuando esté listo le doy a go, es decir, enviar emails en este caso a mis dos contactos.

Bien, ya los ha enviado.

Y la manera que tienes de verificar que se han enviado son varias.

Primero la columna esta que para mí es la F, que pone mail merge status, me dice que ambos mails, es decir, tanto a Jorge como a Raúl, se han enviado.

La segunda manera que tienes de verificar que tus mensajes se han enviado es que mail merge crea una segunda pestaña aquí abajo que pone en mail merge logs.

Si hago clic ahí voy a ver que tanto al primer contacto como al segundo ha enviado el mensaje.

La tercera manera que tienes de verificar que has enviado todos los correos a tus contactos y que además cada uno de ellos ha recibido un fichero adjunto personalizado y único es yendo a tu propia cuenta de gmail.

Y te vas a correos enviados.

Voy a correos enviados, vale, y aquí tengo factura del mes tanto para Jorge como para Raúl.

Puedes hacer clic en cada uno de ellos, ¿vale? Aquí tenemos el fichero adjunto para Jorge y aquí tenemos el fichero adjunto para Raúl que es otro fichero totalmente distinto.

Bien, los emails están enviados a los contactos y cada uno de ellos tiene un fichero adjunto distinto y personalizado, enhorabuena.

Ahora se puede hacer alguna cosita más, incluso puedes programar la fecha de envío de tus correos.

Para ello si te has fijado hay aquí una columna que no hemos usado hasta ahora que se llama fecha programada.

Y para ello pues simplemente escribes aquí una fecha, digamos 28 de septiembre, y sin deseleccionar la fecha me voy a formato número y aquí abajo pongo fecha hora.

Entonces ahora para editarlo te vas aquí, por ejemplo, arriba le pones el 28 de septiembre lo quiero enviar a las 13 horas 10 minutos, y le doy enter.

Y listo.

En ese caso el correo se enviara en la fecha seleccionada y puedes poner una fecha distinta por cada uno de tus contactos.

Ahora, si haces eso, asegúrate de que la columna de mail merge status no pone mail sent, es decir, correo enviado, porque si lo has enviado y esta columna está rellena con la fecha y la hora a la cual se ha enviado el correo entonces no te lo va a enviar aunque lo hayas programado para una fecha futura.

Lo que tienes que hacer en este caso es simplemente venir a esta columna y borrarla.

Entonces en ese caso solo a Raúl, solo a Raúl, le va a enviar el correo en la fecha seleccionada y si lo quieres hacer para Jorge pues lo mismo: vienes aquí a la columna de mail merge status y borras el envío Y listo.

Muy bien, lo has hecho muy bien, si has llegado hasta aquí: enhorabuena.

Ahora lo que tienes que asegurarte es que tus contactos reciben tus correos y no se van a la bandeja de spam, con lo cual, de nuevo, te dejo abajo el enlace a un ebook totalmente gratuito donde te explico en detalle cómo hacer para que tus correos no acaben en la bandeja de spam.